Numériser ses papiers personnels: pour un gain de temps et un gain de place!

Numériser consiste à transformer l'image papier ou tout autre support traditionnel de documents en image électronique.

La numérisation en plusieurs étapes

Il faut d’abord scannériser chaque document :

• Cette étape se fait à partit de votre imprimante connecté à votre ordinateur qui propose en général également la fonction scanner (imprimante multi-fonction).
• Chaque feuille est scannérisée (ou scannée !) avec différentes options comme la définition (en général on opte pour 300 dpi* ce qui permet d’avoir une bonne résolution et donc une bonne lisibilité après impression) et la finition(couleur, noir et blanc, niveaux de gris, couleurs ...);
• Il faut ensuite identifier chaque document pour pouvoir ensuite le ranger.  Il faut le nommer et l’enregistrer . L’idéal étant de l’enregistrer en format PDF (Portable Document Format ou format de document portable), l'avantage étant de préserver les polices, les images, les objets graphiques et la mise en forme du document source ;
• Terminez ensuite l’opération par l'archivage sur un support informatique (disque dur, CD, DVD...).

* : dpi ou ppp=point par pouce, est une unité de résolution.

Attention

La plupart du temps, les documents à conserver sont au format papier. Si vous les scannez vous-même pour les conserver au format numérique, ces copies n'auront pas toujours de valeur juridique. Cependant La copie électronique d'un document original peut être admise comme preuve en justice sous réserve que la reproduction en soit une copie "fidèle et durable" (article 1348 alinéa 2 du code civil).

Quels papiers protéger ?

• Papiers d'identité (passeport, carte d'identité, permis de conduire, livret de famille, visas, carte de séjour, cartes de membre, carte d'étudiant, cartes de réduction...),
• Documents familiaux (contrat de mariage ou PACS, jugement de divorce ou de séparation, actes d'adoption, de donation, reconnaissance de dettes),
• Factures (mobilier, micro-informatique, extensions de garantie, factures d'hôtel...). Logement (contrat de bail, état des lieux d'entrée et de sortie, quittances de loyer...),
• Assurances (contrats d'assurance habitation, automobile, professionnelle ; contrat d'assurance décès, d'assurance-vie...),
• Voiture (carte grise, factures d'achat, attestation d'assurance, factures de réparation...),
• Impôts (déclarations de revenus, justificatifs de réduction, avis d'imposition...),
• Banque (talons de chèque, relevés de comptes, bordereaux de versement...),
• Autres (fiches de paie, carnet de santé, certificats médicaux, diplômes et les photos.).

Sauvegarde sur Internet

Vous pouvez sauvegarder vos documents sur vos propres supports (C.D., D.V.D., …) mais vous pouvez également « déposer » vos sauvegardes sur des sites Internet pour doubler la sécurité.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.ssi.gouv.fr/guide/archivage-electronique-comment-le-securiser/